Planificación.
La planificación de un proyecto debe afrontarse de manera adecuada
para que al final del mismo se pueda hablar de éxito. No se trata de una etapa
independiente abordable en un momento concreto del ciclo del proyecto. Es decir, no se puede hablar
de un antes y un después al proceso de planificación puesto que según avance el
proyecto será necesario modificar tareas, reasignar recursos, etc.
Se debe tener claro que si bien sí podemos hablar de
una "etapa de planificación", llamada así porque aglutina la mayor
parte de los esfuerzos para planificar todas las variables que se darán cita, cada vez que se intenta prever un comportamiento futuro y se toman las medidas necesarias se está
planificando.
Encontramos dos grandes fases en las que la
planificación cobra el máximo protagonismo. La primera es necesaria para
estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a la organización. Hay que hacer los correspondientes estudios
técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad... así como una estimación de los recursos necesarios
y los costes generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que
se apoya el cliente (que puede ser la propia organización en el caso de
proyectos internos) para decidir sobre la realización o no del proyecto.
La segunda fase importante de planificación tiene
lugar una vez se ha decidido ejecutar el proyecto. Ahora es el momento de
realizar una planificación detallada punto por punto. Uno de los errores más
importantes y graves en gestión de proyectos es querer arrancar con excesiva
premura la obra, sin haber prestado la atención debida a una serie de tareas previas de preparación,
organización y planificación que son imprescindibles para garantizar la calidad
de la gestión y el éxito posterior.
Planificar es armonizar dos tipos de elementos muy
diferentes entre sí:
Todo proyecto conlleva la realización de una
serie de actividades para su desarrollo.
La distribución en el tiempo de dichas
actividades y la consideración de los recursos necesarios son las funciones a
desarrollar en la planificación de proyectos.
El objetivo de la planificación de proyectos
es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una utilización
de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los
condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos
disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos recursos, etc.
Por tanto la planificación de proyectos es
una programación de actividades y una gestión de recursos para obtener un
objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por nuestro
cliente.
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